Cuando hablamos de números y métricas en un evento el panorama es bastante amplio. En la etapa previa podemos hablar de ciertos puntos claves como: Calcular la cantidad de asistentes estimada en base a los inscriptos totales, la duración de las charlas y el gasto por asistente, entre otros. Mientras que en la etapa posterior podemos hacer una analítica más precisa ydesmenuzar el evento en números de acuerdo a lo que pasó en redes sociales, a los resultados de las encuestas y a todas las métricas que fuimos recolectando.

Etapa previa al evento

Seguramente sabes cuánta gente va inscribiéndose o pagando la entrada para asistir a tu evento. Si utilizas un software onlinepara gestionarlo tendrás todos los números a disposición y te será más sencillo calcular los datos de los cuales hablaremos.

Hay reglas estimativas que manejan la mayoría de los organizadores. Veamos algunas:

• En eventos presenciales, por cada 100 personas inscriptas, la asistencia estimada será del 50%, es decir entre 50 y 60 personas.
• En el caso de eventos online, el porcentaje final de asistentes suele ser un 40% de los inscriptos. Ten en cuenta que en estos caso se recomienda enviar mensajes recordatorios ya que los inscriptos pueden olvidarse del evento (en muchos casos los eventos de este tipo son gratis y no generan gastos para la persona).
• El tiempo ideal de un evento promedio es de 4 horas y las charlas deben ser de entre 15 o 30 minutos. Si el tiempo de las mismas excede los 30 minutos la audiencia pierde interés. Eso sí, deja lugar para las preguntas del público a los oradores. 

Etapa post evento

¡Ya pasó todo! Los nervios, las emociones, las situaciones inesperadas…

En esta etapa puedes tomarte tu tiempo, sentarte tranquilo y saber si tu evento realmente cumplió losobjetivos y dio sus frutos. Es hora de que analices las diversas métricas que has ido obteniendo.

• Redes sociales: Cantidad de tuits, RTs, Favoritos, posteos compartidos, interacciones, etc. Analiza todos los perfiles Facebook, Twitter, Instagram, Google Plus, etc. ¿Con qué herramientas? Con tu plataforma online de gestión de eventos como Eventioz, Hootsuite, TweetReach, etc.
• Cuando finalice el evento debes tener a mano una encuesta de opinión. Envíala a la base de datos del evento y analiza resultados. Es hora de sacar estadísticas.
• Aprovecha y chequea los reportes que tu plataforma online te brinda gratuitamente: Qué canales fueron los más efectivos a la hora de convertir asistentes, Qué cantidad de inscripciones fueron canceladas, Cuántas personas se inscribieron pero no pagaron, etc.

Todos estos números y métricas, los cuales obtienes fácilmente (si usas las herramientas que te sugerimos) son un gran parámetro para programar nuevas ediciones de tu evento e ir por el camino correcto para cumplir los objetivos que te planteaste.

Fuente: Eventioz

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