Hay un par de tareas que resultan ser las más complejas y las que más tiempo te llevan a la hora de organizar un evento. La mayoría de los organizadores coincide en que las mismas están relacionadas a la búsqueda de oradores, las bases de datos, la difusión del evento, las consultas de los participantes (o posibles participantes) y los certificados de asistencia.

Como verán, en cada etapa del desarrollo de un evento, figuran las tareas mencionadas anteriormente. Veamos que podemos hacer para que estos pasos no te detengan y puedas lograr tu propósito en tiempo y forma.

• Contactar y negociar con oradores

Generalmente conseguir buenos oradores para un evento demora un tiempo. Te aconsejamos primero definir bien el perfil buscado, de acuerdo al contenido del evento y los objetivos del mismo, para luego comenzar la búsqueda.

Comienza a analizar tus contactos, a preguntar a amigos o conocidos, a relacionarte en el ambiente en donde podrás conseguir a personas con este perfil. ¡Debes moverte!

Muchas veces oradores de eventos anteriores recomiendan a otras personas, de esta manera es más fácil comenzar el trato y la negociación. 

• Gestionar las bases de datos

Muchas veces tienes diversas bases de datos y resulta imposible manejarlas. Debes saber que hay herramientas para gestionar los datos que resultan óptimas para mantener el orden y realizar envíos de emails efectivos. Por mencionar algunas: MailChimp,Eventioz, entre otras.

Las bases de datos deben segmentarse correctamente y estar actualizadas permanentemente. Muchos organizadores nos piden ayuda porque no saben cómo enviar cierta cantidad de invitaciones o hacer envíos masivos sin ser catalogados de Spam.

• Difundir el evento

¿Una red social, todas las redes, publicidad gráfica impresa o online?… Miles de dudas se les presentan a los organizadores a la hora de querer promocionar un evento. Pues lo más sencillo será utilizar una herramienta online que permita difundir gratis el evento por todas las redes sociales y enviar invitaciones precisas a tus listas de contactos.

El costo será mínimo y los resultados se visualizarán pronto.

• Contestar consultas

Muchas veces los asistentes a un evento o los posibles participantes (aquellos que aún no se inscriben o compran su entrada) tienen dudas o consultas sobre el evento en cuestión.

Las personas desean respuestas inmediatas y muchas veces, debido a las tareas que deben enfrentar los organizadores, estos no alcanzan a contestar a tiempo.

Te doy un tip, si utilizas una plataforma online para gestionar tu evento, puedes disponer de un servicio de atención al cliente que responderá las consultas de los participantes relacionadas a los medios de pago, las inscripciones, etc. Es decir, todo lo relacionado al servicio. Un respiro más en tu agenda. 

• Enviar certificados

El problema que notan los organizadores cuando deben hacer los certificados de un curso o seminario para sus asistentes, es que no suelen encontrar algún modelo hecho que los saque de apuros. Dado esto, te recomiendo descargarte esta plantilla con modelos de certificados.

Y por otro lado, el tema del envío también suele preocuparlos. Personalizarlos uno a uno y enviarlos suele ser un trabajo arduo, que lleva muchas horas (sobre todo en eventos masivos). Muchos nos comentan que han dejado de imprimirlos y de esperar que las personas los retiren ya que se acumulaban y se gastaba papel sin necesidad. ¡Ahora todo es online! Se van enviando a medida que los solicitan.

Fuente: Eventioz

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