El otro día, pedí a mis lectores, que sugirieran temas de los que querían que escribiera. La semana pasada, publiqué uno para una lectora de Argentina, esta semana, le toca a un lector y amigo en Querétaro.

Hoy en día la tecnología ha hecho que tengamos menos contacto personal ya que en ocasiones asumimos que es más fácil mandar un correo, mandar un mensaje por el celular, o hacer juntas telefónicas. La tecnología ha creado puentes para acercar a personas, pero ¿Cómo asegurar el impacto de mi mensaje ante las limitaciones que supone el no tener contacto presencial?

La pregunta es muy válida e interesante, ya que, yo soy una de las primeras que apoya el hacer prácticas las cosas, y si puedes contactar a las personas por skype, o teléfono en lugar de perder horas en el tráfico, pues es mejor aprovechar esta oportunidad que nos da la tecnología.

Adicionalmente a esto, en ocasiones no sólo es el tiempo que pierdes en el tráfico, es el costo de tener que viajar de un lugar a otro, por ejemplo, si no estás en la misma ciudad, tienes que invertir en gasolina, peajes, boletos de avión y hospedaje.

Hacerlo personal y tener un impacto en tu comunicación, va a depender de varios factores y a continuación menciono algunos:

Primero que nada, lo más importante es sonreír mientras hablas. Los que te escuchan a lo mejor no te ven, pero pueden notar en tu forma de hablar cuando alguien está sonriendo. Esto logra crear mejores conexiones con las personas y transmite una energía que motiva a seguir escuchando.

Es importante hablar pausado, claro y tener preparados los lineamientos que quieres cubrir. Esto es con el fin que tu mensaje sea entregado correctamente. Si no tienes claro lo que quieres decir, puedes divagar y tu mente se puede desviar a otros temas y el impacto del mensaje se pierda por no haber preparado bien tu material a comunicar.

¿Cuál es el objetivo? Para qué se convocó la teleconferencia:   para llegar a acuerdos, para exponer ideas, para educar en temas, o para conseguir algo, de esto depende que tengas muy claro cuál es el beneficio para el que escucha. En ocasiones perdemos el foco y nos concentramos en describir con detalles los proyectos que tanto trabajo nos costó hacer y olvidamos que para otros, eso no es relevante. Si estos detalles son importantes de mencionar, lígalos siempre a un beneficio para el receptor, que siempre va a ser diferente dependiendo de quién sea, a un inversionista le interesará saber el retorno en su inversión, a un cliente le interesará saber cómo es que tu proyecto le puede facilitar la vida, a un jefe le interesará saber cómo suma puntos dentro de la empresa, etc. Esto es una clave muy importante que no debes dejar pasar.

Haz preguntas. Dedícale espacio a hacer preguntas para que te asegures que lo que dijiste fue entendido. No siempre lo que uno quiere decir es lo que otro entendió, si no preguntas y pides aclaraciones, perderá el impacto de tu reunión. En una junta presencial, puedes notar a través del lenguaje no verbal, cuando alguien está confundido, pero si no lo ves, debes asegurarte a través de hacer preguntas que está claro tu objetivo principal.

Tu postura y tu forma de sentarte. Tu tono de voz se proyecta diferente cuando estás inclinado sobre tus codos a que si estás sentado derecho. La energía con la que tu voz es percibida, y que modules tu voz correctamente, puede hacer que el mensaje sea claro y bien recibido.

Estos son algunos tips, en dónde asumo que no te están viendo. Recuerda, sí se puede lograr un impacto y hacerlo personal, aún cuando no veas a la persona, si le dedicas tiempo a la preparación del tema, estudias quién es tu audiencia e identificas qué y cómo lo quiere escuchar, parecerá que están juntos tomando un café y charlando en persona.

Foto “© [Paulus Rusyanto] / [PhotoXpress]

Ale Marroquín, es consultor en imagen y protocolo de negocios. Certificada por la Asociación Internacional de Consultores en Imagen (AICI) como FLC (First Level Certificate). Con casi 20 años de experiencia en áreas de ventas y relaciones con clientes, Ale Marroquín, asesora a las personas para transformar sus habilidades en áreas de comunicación, liderazgo, comportamiento, actitud y apariencia profesional. Acelerando el potencial de las personas. www.alemarroquin.com twitter @a_marroquin