El reto de hacer llegar el mensaje a los equipos dentro de tu organización

En temas de presentaciones muchas personas me comentan que saben hacerlo perfectamente bien, que el problema más bien es cuando la audiencia es diversa y entonces se vuelve difícil entregar el mensaje. Ellos me comentan que no es directamente su culpa. Que más bien la gente debería de ir preparada para saber de qué se va a hablar y que así no se interfiera en la presentación.

Quizá pueda ser cierto. Si uno se adelanta a estudiar un poco más sobre el tema que va a ir a escuchar, quizá sea más sencillo entender de qué trata. El problema radica en que normalmente, al que le debe interesar entregar un mensaje correctamente y con impacto, es al presentador. No se puede dar el lujo de que su audiencia se quede en blanco. Tampoco permitirse que no entienda cuál era la razón por la que las personas asistieron a escuchar una ponencia.

Pongamos el ejemplo de un director de finanzas que tiene que entregar proyecciones para el año en que comienza. El público que atiende a dicha junta es diverso porque tienen que asistir los de marketing. Tienen que ir los de operaciones que están en Estados Unidos y también asistirán los inversionistas extranjeros. Un publico muy diverso y sin embargo, cómo diría el director: “los números son fríos. Se entregan y ya”.

En la actualidad, poder comunicar correctamente se vuelve cada vez más complejo. Todo mundo esta lleno de ocupaciones y preocupaciones que les impide descifrar mensajes si no están claros y concisos. Este director tiene un reto: comunicar y entregar un beneficio específico a cada tipo de audiencia. ¿Cómo lo haría sin dejar que se alargue la reunión?

Cómo lo percibe cada miembro del equipo

El número proyectado es el mismo para todos. Sin embargo, afecta de diferente manera a cada área. En el caso de marketing quizá quiera decir que necesitarán más presupuesto para publicidad. Para operaciones significa que tendrán que producir más equipos para poder incrementar más ventas. En el caso de los inversionistas querrá decir más inyección de capital para que pueda lograrse más manufactura, más publicidad y así mejorar las ventas del equipo.

Bien practicado se puede lograr que fluya suavemente y que cada equipo entienda de qué trata la presentación. El que presenta se encargará de traducir el mensaje concretamente para evitar que haya personas que opinen e interrumpan porque no entienden. Se asegurará también de que el objetivo de su presentación de informar se cumpla y se lleve a cabo las acciones necesarias al regresar a sus actividades.

Así que hay que pensar lo siguiente. Si tengo que comunicar no debo de dar por hecho que todo mundo tiene que entender lo que yo tengo que informar. Te puede parecer que presentar algo que tu dominas es muy sencillo. Sin embargo, si no cuidas que tenga un impacto en tu audiencia, si no te aseguras de transmitir correctamente tu mensaje a otros, se puede perder y tú pierdas la oportunidad de brillar al comunicar.

Tengo que asegurarme que mi mensaje sea claro, que todos lo entiendan y todos perciban cómo influye directamente en ellos si es que estamos esperando que ejecuten una acción al terminar. ¿Cómo? ¡Contando historias!