El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores. Entre esos objetivos sin lugar a dudas se encuentra el conseguir la mayor asistencia posible de nuestro público potencial. Para lograr esto, es necesario trabajar mucho durante la etapa de planificación encontrando una estrategia de difusión que llegue a nuestra audiencia, y les interese asistir al curso, taller, congreso o conferencia que se les proponga.

Para lograr esto, es necesario definir dos cuestiones:

• Cuál es el mensaje a comunicar
• Cómo es el público al que se apunta

En lo que respecta al mensaje, es necesario que sea claro y que responda una serie de interrogantes que van a definir el interés o no del posible asistente a nuestro evento: Las 5 W

• What / Qué: En este punto hablamos de la denominación del evento, el nombre y sus contenidos
• Who / Quién: quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores, moderadores, coordinadores, etc.
• Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura
• When / Cuándo: la fecha y duración del evento
• Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión

A esto podemos sumarle una sexta pregunta:

• How / Cómo será el desarrollo, el programa, los recursos, patrocinios y auspicios.

La identidad que estés buscando darle a tu evento te va a ayudar a establecer el mensaje que querés comunicar.

Por otro lado, tenemos que analizar, nuestro público objetivo, nuestro TARGET, poder identificar a nuestra audiencia, formulando cuál es el perfil de los potenciales asistentes. ¿Son formales o informales? ¿Son extremadamente serios o esperan un contacto más suelto y personal?. No es lo mismo un Congreso de Medicina que un evento de Networking para emprendedores.

Una vez que tenés bien en claro estos puntos, va a ser más fácil determinar los canales más óptimos de difusión. A continuación compartimos los principales, para que vos elijas él o los más óptimos para la difusión de tu evento:

• Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información que reciben sobre el evento

• Correo Electrónico: Si contás con una buena base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos tener un alto alcance a muy bajo costo.

• Redes Sociales: No alcanza únicamente con una web o blog, sino que es importante posicionar tu evento en las redes sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube.

• Correo Directo: Confección de Folleto informativo o “Anuncios” previos al evento y envío por correo postal. Este medio es más costoso y tomará más tiempo, ya que tenés que diseñar e imprimir y luego hacer envío por correo postal para que llegue a los domicilios de tu base de datos.

Fuente

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