Al hablar de lo que significa un archivo, me gusta pensar en la idea del escritor colombiano, Joehan Lallemant Bolaga y Romero, que lo considera no sólo como una sucesión de documentos, sino como historia y memoria.

A lo largo de nuestra vida, las personas vamos dejando huella del camino que estamos recorriendo. Gracias a ello, podemos saber de dónde venimos; conocer quiénes somos; acreditar nuestra preparación; demostrar nuestra trayectoria profesional; asegurar nuestro patrimonio; y defender nuestros derechos, lo que nos da certeza en el presente, y visión de futuro.

En el ámbito colectivo y público, los archivos son fuente de información para tomar decisiones de impacto social; son fieles testimonios de actuaciones administrativas, culturales e intelectuales; dan cuenta de las gestiones gubernamentales; y conservan la memoria de nuestro país.

Quienes tienen la vocación de ser archivistas se convierten en contadores de grandes historias. Estos profesionales tienen la importante tarea de organizar todas las documentales que lleguen a sus manos, y de mantenerlas en condiciones que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.

Para facilitar su labor, la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) desarrolló, en 2014, un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD), que ofrece una metodología para poner en marcha una política de gestión archivística que garantice la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control documental.

Dicha herramienta se compone de diversas guías de implementación, gerenciales y operacionales; así como de directrices. Las tres primeras ofrecen a los responsables de los archivos las líneas de actuación para diseñar políticas para su gestión; para plantear estrategias de gobierno abierto y transparencia; y para aprovechar una administración electrónica.

Las cinco guías restantes se enfocan en los procesos de valoración documental; del control intelectual y la representación; de los accesos; de su preservación; y de los servicios.

Este tipo de recursos tienen un enorme valor para quienes trabajan este tema; pues les brindan elementos para implementar una adecuada política archivística que asegure la coherencia, continuidad y productividad administrativa; simplifique la prestación documental; y garantice el acceso y la seguridad de la información.

Cada 27 de marzo, conmemoramos el “Día del Archivista” para reconocer la relevancia de su papel social; pues aseguran nuestro derecho a saber y el cuidado de nuestros datos.

Como lo recoge la Declaración Universal sobre los Archivos, su libre acceso enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia, protege los derechos y mejora la calidad de vida.

Fuente:

"Ser archivista para contar grandes historias", columna invitada, El Heraldo de México, 29 de marzo de 2022, disponible en: https://heraldodemexico.com.mx/opinion/2022/3/29/ser-archivista-par...