El GTD puede llegar a ser todo lo complicado o detallado que deseemos, sin embargo no es más que un sistema para organizar nuestras ideas y se basa en cómo capturamos lo que necesitamos hacer, cómo lo organizamos y cómo escogemos lo que tenemos que hacer en cada momento:

1.- Capturar

En capturar se incluye todo lo que necesites capturar y que sea“accionable”. Tus tareas, tus rutinas diarias y semanales, todo aquello que se te ocurra y crees que vas a tener que hacer, antes o después, incluso las ideas que consideres más extravagantes. Apunta todo lo que se te ocurra en un cuaderno, una aplicación específica de tareas o cualquier otro espacio que quieras utilizar para organizarte.

El GTD no pide que utilices una herramienta específica, pero sí que afirma que sea cual sea la que quieras utilizar, tiene que introducirse de forma natural en tu rutina diaria. La herramienta que ocupes deberá permitir que no tengas barreras para hacerlo, que capturar nuevas tareas nunca implique un “ya lo apuntaré luego”, debido a la complejidad o a la inaccesibilidad del método que has escogido.

2.- Enfocar

Una vez que has capturado todo lo que se cruza en tu día, llega el momento de enfocar lo que realmente tienes que hacer. Por ejemplo, si has capturado la idea “Planificar cómo será mi nuevo blog”, convierte este proyecto en tareas que sean accionables por sí misma y que puedas encarar de una en una, como por ejemplo: hacer el boceto, elegir la paleta de colores, cual o cuales serán los temas de los que se hablará, cual será el nombre del blog, si quiero que sea dominio propio, etc.

Si mientras estás enfocando las tareas hay alguna que puedas llevar a cabo en ese momento y tienes tiempo para hacerlo, házla. Si alguna de ellas puedes delegarlas, no te lo pienses, delégalas.

3.- Organizar

Organiza todas las tareas accionables en categorías (o en proyectos) y establece cuál es su prioridad. Asigna fechas tope donde lo tengas claro y añade recordatorios/alarmas donde sea necesario. Como no puedes hacer todo a la vez, presta especial atención en qué proyecto, con qué prioridad, etc marcas cada acción. En resumen, pasa cierto “tiempo de calidad” con tu agenda, tu app de productividad o con lo que utilices para organizarte.

4.- Reflexionar

Echa un vistazo a las tareas que te esperan en tu bandeja de entrada. Tómate un minuto y reflexiona sobre cuál debería de tu próxima tarea. Normalmente escogerás una para la que tengas tiempo y las energías suficientes como para llevarla a cabo. Si descubres una que es lo suficientemente vaga e imprecisa como para ponerte hacerla en ese mismo momento, examínala y redúcela a tareas más pequeñas y concretas.

En segundo término, comprométete a realizar una revisión periódica de tu lista, para determinar dónde estás realizando los mayores progresos, dónde necesitas reajustar tus prioridades y determinar cómo está funcionando el sistema que has planificado.

5.- Actuar

Cuando tengas todo preparado, ponte a trabajar. Escoge la próxima acción y ponte a ello. Si tu sistema es el correcto, determinar cuál debería ser tu próxima acción no debería tener demasiada complicación, más bien al contrario. Tus tareas se encuentran en las categorías correctas, con sus prioridades claras; sabes en qué trabajar y cuándo hacerlo.

¿Y tú como te organizas?