¿Tienes todo listo para el gran suceso? ¡Recuerda que su difusión será la clave para triunfar! Descubre aquí las mejores estrategias para difundir tus encuentros de forma eficaz.

Ya sea que busques organizar un curso presencial, online o cualquier otro tipo de evento, sabes que se requiere de mucho esfuerzo, tiempo, creatividad y dinero para lograrlo. Por eso es muy importante que si te dispones a hacerlo, puedas desarrollar una estrategia que te permita llegar a tu target con óptimos resultados. De otra manera, tu trabajo habrá sido en vano.

Una vez más, el Email Marketing puede ser tu gran aliado. Así que continua leyendo este post ¡y prepárate para tener asistencia perfecta en tu próximo evento!

4 grandes consejos para una estrategia perfecta

#1 Segmenta cuidadosamente tus Listas

El primer paso es identificar a quiénes quieres invitar a tu evento. Para esto, como en cualquier Campaña de Email Marketing, es primordial segmentar entre todos tus contactos, para llegar específicamente a quienes crees que pueden ser potenciales asistentes. Aquí te mencionamos una serie de preguntas que te orientarán para hacerlo correctamente:

• ¿Quiénes pueden asistir por cercanía física (esto si se trata de un evento presencial)?
• ¿El evento se dirige a influencers, a quienes toman las decisiones en las compañías o a quienes utilizan determinada herramienta en su trabajo diario?
• ¿Se trata de un público que comienza a relacionarse con tu marca o ya tienen un vínculo construido?

Respondiendo a estas preguntas, y otras que seguramente se te ocurrirán a ti según la clase de evento que organices, irás teniendo una idea más acabada de a quién dirigirte, con qué tono, con qué contenido y demás aspectos que deberás tener en cuenta para alcanzar los mejores resultados.

#2 Define la secuencia de Emails

El siguiente paso será pensar tu serie de envíos. Si bien esto puede variar, aquí te contamos una muy buena estrategia que seguramente te será de gran ayuda:

• Email de Invitación: Dos o tres semanas antes del gran evento puedes enviar una primera pieza con una atractiva descripción del evento, la fecha en que tendrá lugar y, por supuesto, ¡el mejor Call to Action! Por ejemplo: “Regístrate ahora”, “Reserva tu lugar”, etc.
• Email de Confirmación: Es importante que el usuario no tenga dudas de que se ha inscrito correctamente. ¿Un tip? Agrega al Email un botón que le permita sumar el evento directamente a su calendario, ¡y asegúrate de que la persona no olvidará la fecha y la hora del suceso!
• Email Recordatorio: Puedes enviar una primera alerta 3 días antes y otra una hora antes de comenzar el evento. ¡Aprovecha estas oportunidades para resaltar cambios de última hora! ¿Otro consejo? Los anuncios suelen funcionar perfectamente para lograr una mayor Tasa de Apertura. Por ejemplo, puedes informar en el Subject del Email que participará un reconocido influencer y lograr así que una mayor cantidad de gente abra tu pieza.
• Email de Agradecimiento: Cuéntale a tu audiencia tu alegría por haber contado con su participación. Además, aprovecha la oportunidad para incrementar tu engagement haciéndole un regalo por haber participado o dejándole un link para que rememore los mejores momentos del evento.

¡Espera! No te limites a enviarle esta Campaña solo a quienes pudieron asistir. Alcanza también a quienes no lo han hecho, facilitándoles la posibilidad de conocer todo lo que ocurrió e invitándolos al próximo evento.

#3 Exprime las posibilidades del Email Marketing

Los Tests A/B, la personalización de Emails, la automatización de envíos para fechas y horarios particulares y el formato Responsive son recursos que te ayudarán a maximizar tus resultados en cualquier tipo de Campaña. ¡Saca provecho de todas estas funciones!

#4 Protege tus Listas

Es probable que durante la organización del evento y una vez concluido, te ofrezcan comprar tu Base de Suscriptores o hacer intercambios para obtener más contactos. ¡No aceptes! Esto siempre será contraproducente en el largo plazo.

Mantén la fidelidad hacia tus usuarios; ellos te ofrecieron sus datos a ti y no querrán darse cuenta de que los vendiste. En todo caso, puedes utilizar otras estrategias para intercambiar leads, tales como el Guest Posting, los Webinars y demás acciones que seguramente te darán mejores frutos.

7 Tips para un Email perfecto

#1 Ofrece una Experiencia de Usuario sólida

La UX es clave a la hora de lograr asistentes a tu evento. Por eso intenta ser consistente con el estilo del Sitio Web, de los Emails y de todos los canales que utilices para promocionar el acontecimiento. Esto incluye el tipo de imágenes, el tono, las tipografías y que todo esto logre transmitir la esencia de tu evento.

#2 Escoge un Asunto breve, atractivo y directo

Utiliza un Subject que sepas que va a captar la atención de tus Suscriptores. Tiene que ser un mensaje conciso, informativo y que sea fácilmente diferenciable de una publicidad o de cualquier contenido irrelevante.

#3 Incluye una proposición de valor contundente

Deja bien en claro por qué tu Suscriptor debería asistir al encuentro. ¿Cuál es el beneficio para él? ¿Qué aprenderá? ¿Quiénes serán los disertantes? ¿Obtendrá un certificado por asistir? Todos estos datos incrementarán su motivación para concurrir sin ninguna duda.

#4 Incorpora testimonios que respalden tu discurso

Toma en cuenta las emisiones anteriores e incluye las críticas de expertos reconocidos, de participantes o el número de asistentes que has logrado convocar. ¡Deja que otros convenzan a tus Suscriptores de que se trata del mejor evento!

#5 No olvides los detalles

Ahora el usuario ya tiene bien en claro que tiene que asistir al evento porque no querría perderse todos los beneficios que éste le ofrecerá. Solo le queda obtener los datos para que pueda hacerlo.

¡No lo defraudes! Explica de forma concisa pero muy claramente todo lo que tu potencial asistente necesita saber. ¿Dónde es? ¿A qué hora? ¿Cómo se inscribe? ¿Cuáles son las formas de llegar? ¿Recibirá un Email con más instrucciones? ¿Es un evento gratuito? ¿Necesita una URL de acceso?

#6 Utiliza botones de Redes Sociales

Como siempre ocurre, la mejor forma de utilizar canales de Marketing es combinándolos. Así que no olvides incluir los botones de Redes Sociales en tus piezas para que tus Suscriptores puedan compartir el evento. ¡Multiplica el alcance de tus Campañas!

#7 Piensa un Call to Action infalible

Tu potencial asistente ya está convencido de participar; ha escuchado de boca de otra gente que verdaderamente valdrá la pena y tiene todos los datos para hacerlo correctamente.

¡Es hora del CTA! Este paso es crucial en el resultado de toda tu estrategia. El Llamado a la Acción puede ser un link, un botón o un banner. Lo importante es que esté en el lugar adecuado, que la acción a la que llama sea extremadamente clara, que haga mención a un espacio de tiempo urgente y que verdaderamente llame la atención de quien lee la pieza.

El poder de las métricas

Ha terminado el evento, ya has enviado todos tus Emails, pero tu trabajo no ha finalizado aún. Es hora de evaluar el rendimiento de tus Campañas. ¿Cómo lo haces? Analiza la Tasa de Apertura, el CTR, la Tasa de Rebote y muchísimas estadísticas más que te darán una idea de cuán exitoso has sido y qué cosas podrías mejorar para la próxima vez.

El triunfo de un evento no sólo depende de la organización o de la calidad de los ponentes, sino también del público. Así que pon todos estos consejos en práctica ¡y haz de tu próximo evento un éxito seguro!

¿Aún no cuentas con una herramienta de Email Marketing?

Fuente:Doppler